Cele są jak magnes

Niezbędnik hotelarza i marketingowca,czyli subiektywna lista narzędzi ułatwiających codzienną pracę wg #dagmaraplataalf

W marketingu potrzebujemy śledzić najnowsze informacje, orientować się w sytuacji rynkowej i, co najważniejsze, szybko i skutecznie móc realizować obrane cele. Z pomocą przychodzą nam nowoczesne technologie i narzędzia, które wspierają nas w codziennych obowiązkach. Przygotowałam dla Was mój subiektywny niezbędnik, czyli zestaw narzędzi, z których na co dzień korzystam w zakresie zarządzania relacjami w klientem, planowania zadań czy też archiwizacji danych. Podpowiadam Wam z czego korzysta na co dzień #alf i co mu się sprawdza :-)

Zarządzanie z relacjami z klientem

LiveSpace

Klucz jego wykorzystania to dla mnie przyspieszenie i precyzja w procesie zarządzania relacjami z klientem. Bardzo ważne jest to, że możemy dostosować procesy do specyfiki naszego biznesu, co sprawia, że mamy możliwość efektywniejszej pracy. Śmiało możemy powiedzieć, że system oszczędza czas poświęcany na pisanie powtarzalnych e-maili, dodawanie przypomnień i zadań oraz uzupełnianie danych. Wykorzystuję go do zbierania informacji o klientach, ale przede wszystkim współpracownikach, osobach reprezentujących media, dostawcach – dzięki temu wszystkich mam pod ręką. Idealną funkcją dla mnie okazała się wtyczka do mediów społecznościowych, która pozwala na automatyczne dodawanie kontaktów do bazy zaledwie jednym kliknięcie. Ważny jest dla mnie także fakt, że mam go przy sobie zawsze i wszędzie dzięki aplikacji mobilnej na iOS.

 

Planowanie zadań i organizacja pracy

Kalendarz Apple / Google Calendar

Idealne rozwiązanie dla tych, dla których papierowy kalendarz jest obcy. A to właśnie ja! Kluczowa jest dla mnie możliwość synchronizacji danych pomiędzy urządzeniami. W związku z tym, że dane o wydarzeniach, spotkaniach i zadaniach są przechowywane online nie muszę się obawiać, że w przypadku zgubienia papierowego notatnika stracę wszystkie informacje. Bardzo istotna jest dla mnie funkcja zapraszania do współdzielenia kalendarza albo poszczególnego spotkania – tym sposobem jakiekolwiek zmiany w harmonogramie to tylko jedno kliknięcie.

 

Wunderlist

Intuicyjna i przejrzysta platforma do tworzenia i zarządzania listami zadań, która charakteryzuje się prostą obsługą. Sprawdza się doskonale do tworzenia check list, weryfikacji realizacji prostych zadań. Ważne jest, że poza samą informacją tekstową dotyczącą zadania możemy dodać datę jego planowanego ukończenia, przypomnienia oraz opcję cyklicznego powtarzania. Wunderlist pozwala synchronizować treści w obrębie tego samego konta na różnych urządzeniach i komputerach, a także zapraszać do współpracy innych. Ważne dla mnie są również powiadomienia e-mailowe, których konfiguracja sprawia, że gdy nie odwiedzam aplikacji na pewno nic mnie nie ominie.

 

Evernote

Lider w zakresie aplikacji do sporządzania notatek cyfrowych. Idealnym rozwiązaniem jest fakt, że aplikacja jest dostępna wszędzie, czyli w przeglądarce, na komputerze, na smartfonie i na tablecie. Możliwość dzielenia się poszczególnymi zapiskami, a nawet całymi notatnikami publicznie lub tylko z określonymi osobami pomaga w zarządzaniu zadaniem. Dodatkowo świetną funkcjonalnością jest w przypadku znalezienia interesującego tematu w sieci możliwość dodania go jednym kliknięciem do programu, czyli zapisania w aplikacji jako link lub pdf. To pozwala wrócić do informacji, które nas zainteresowały bez zbytecznego przeszukiwania historii. Evernote może synchronizować się z wieloma innymi aplikacjami, co powoduje, że nie muszę wpisywać informacji wielokrotnie w kilku programach. Przydatna jest również możliwość przesyłania notatek poprzez e-mail. Każdy użytkownik aplikacji Evernote posiada poufny adres mailowy. Wysyłając na niego wiadomość, pojawia się ona bezpośrednio i automatycznie w Evernote.

 

Zarządzanie projektami i organizacja czasu pracy

Trello

Narzędzie, które daje mi kontrolę nad wszystkimi projektami zarówno zespołowymi, jak i indywidualnymi. Ułatwia realizację celów i motywuje do ich ukończenia. Organizacja zadań odbywa się poprzez tworzenie tzw. tablic, które są poświęcone poszczególnym zagadnieniom. Do nich dodajemy karty, listy zadań, które możemy oznaczać etykietami w różnych kolorach, co pozwala szybko przefiltrować zadania według danego statusu. W pracy zespołowej istotne jest to, że od razu w jednym miejscu można zbierać także komentarze, dodawać zdjęcia i filmy, jak również załączać pliki z Google Drive.

 

HipChat

Optymalizuje pracę wewnątrz firmy będąc de facto otwartym komunikatorem. Sprawdza się jako narzędzie do współdzielenia pomysłów, plików czy też projektów. Chatroomy zostały stworzone z myślą właśnie o takiej współpracy. Nadają się idealnie do pracy nad pojedynczym projektem, ale znakomicie wpasowują się także w potrzeby bieżącej komunikacji wewnątrz zespołu. HipChat zapisuje wszystko, aby żadna informacja się nie zgubiła – w tym historię przesyłanych plików, dzięki czemu dostęp do nich możliwy jest praktycznie zawsze i wszędzie.

 

Toggl

Doskonałe rozwiązanie dla wszystkich tych, którzy nie są panami swojego czasu. Weryfikuje, czy jesteśmy produktywni i czy faktycznie spędziliśmy wystarczającą ilość czasu nad danym zadaniem. Liczy się oczywiście w tym przypadku bardzo mocno uczciwość w obsłudze i systematyczność wprowadzanych danych. Bardzo proste i intuicyjne – wpisujemy nazwę zadania (która zostaje zapamiętana i można z niej skorzystać ponownie) oraz wciskamy przycisk start rozpoczynając realizację i stop kończąc ją. Potem pozostaje nam tylko albo aż analiza wyników i doskonalenie w wykorzystywaniu każdej minuty.

 

Archiwizacja danych

iWork / Google Docs

Wszystkie pliki pod ręką i to na dodatek gotowe do edycji online. Udostępniając dokument w prosty sposób możemy umożliwić innym użytkownikom wyświetlanie lub pobieranie wybranych plików, a także wspólną pracę nad nimi. Nie musimy już wysyłać tych materiałów w załączniku do e-maila, co przydaje się zwłaszcza przy plikach o dużych rozmiarach. Wszystkie zmiany są zapisywane automatycznie w miarę ich wprowadzania, co sprawia, że możemy zapomnieć o ciągłym zapisywaniu. Możemy też wyświetlać historię zmian, by przeglądać starsze wersje danego dokumentu posortowane według daty i autora zmiany, co bez problemu pozwala na identyfikację, kto wprowadził dane informacje.

 

Amazon Drive

Moja twierdza! W tym miejscu przechowuję wszystko, ale to absolutnie wszystko jako tzw. drugi back-up. Zarówno zdjęcia, filmy, jak i projekty i standardowe dokumenty dzięki temu są jeszcze bezpieczniejsze. Zawsze mam do nich dostęp bez względu na to, czy mam w ręce mój telefon lub komputer.

 

Narzędzia biurowe

My Scans

Dla mnie to jedna z najlepszych aplikacji pełniąca funkcję skanera. Bardzo prosta w użyciu – wystarczy zrobić zdjęcie dokumentu, faktury, wizytówki, umowy lub notatki i zapisać ją w programie. Dzięki temu w łatwy sposób możemy wysyłać e-mailem czy też drukować dokumenty niczym przy użyciu prawdziwego skanera.

 

Komunikacja

Facebook Messenger

Messenger to doskonały komunikator wewnątrz firmy. Widzimy informacje związane z dostępnością danego użytkownika na chacie, a także otrzymujemy powiadomienia związane z odczytaniem wiadomości. Ale to nie tylko doskonałe narzędzie do komunikacji z zespołem i współpracownikami, lecz również świetne narzędzie do komunikacji i nawiązywania/budowania relacji z potencjalnymi i obecnymi klientami.

 

Monitoring sieci internetowej

SentiOne / Brand24

Narzędzia oferujące błyskawiczny dostęp do miliardów wzmianek na wybrane przez nas słowa kluczowe występujące w mediach społecznościowych, blogach, serwisach informacyjnych czy też forach internetowych. Pozwalają nie tylko na szybką reakcję w przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowej, ale także monitoring wszystkich wątków dotyczących naszej marki osobistej i firmowej. Z wykorzystaniem monitoringu jesteśmy w stanie zbudować przewagę konkurencyjną, zyskując cenne informacje i budując pozytywny obraz naszej firmy dzięki codziennej aktywności. Narzędzia mi bliskie i wykorzystywane zarówno prywatnie, w odniesieniu do wizerunku mojej firmy, ale także naszych klientów.

 

Podsumowanie

Subiektywna lista, którą miałam przyjemność przedstawić to de facto mój codzienny poligon doświadczalny. Liczę, że zawarte w zestawieniu aplikacje i narzędzia staną się pomocne w codziennej pracy każdego hotelarza. Na screenie z mojego ekranu można dostrzec jeszcze nie jedną aplikację, która ułatwia mi codzienną pracę nie tylko w zakresie jej organizacji, ale również w realizacji projektów marketingowych, o których napiszę w kolejnym wpisie na moim blogu dagmaraplataalf.pl, który będzie stanowił drugą część materiału.

NAJWAŻNIEJSZE WYDARZENIA